Инструменты распределения задач полевым сотрудникам

Dmitry Knysh

08.04.2023

Обсудить

В то время как цифровизация в настоящее время используется во многих областях деятельности компаний, методы распределения работы по большей части уходят корнями в прежнее десятилетие и даже более ранние периоды. Во многих компаниях менеджеры продолжают использовать ручной метод назначения задач для распределения нагрузки между сотрудниками.

Однако ручная диспетчеризация задач — весьма трудоемкий и громоздкий процесс. Кроме того, если менеджер недостаточно знаком с командой и (или) имеет дело с большим количеством сотрудников, достижение оптимального распределения задач может быть затруднено. Цифровая система позволяет менеджерам обеспечить эффективное и действенное распределение задач, поскольку она способна синхронизировать слои информации, чтобы обеспечить наилучшее соответствие навыков сотрудников и поставленных задач. Время — самый ценный ресурс компании, и цифровые инструменты позволяют менеджерам использовать свое время более эффективно. Ручное распределение задач может быть трудоемким процессом, и даже если менеджер хорошо знает команду, все еще существует вероятность конфликтов в расписании или несоответствия навыков сотрудников и поставленных задач. Автоматизированные системы могут анализировать данные, охватывая различные факторы, включая производительность, местоположение и навыки сотрудников, для оптимального распределения задач. Они могут использоваться для распределения работы в любом секторе, от здравоохранения до розничного обслуживания, от инженерно-технических работ до продаж.

Существует четыре уровня автоматизации, которые могут быть реализованы для облегчения процессов распределения работы, и компания может выбрать частичную или полную автоматизацию своих систем. Каждый из этих уровней имеет определенную и индивидуальную функцию, которую можно использовать отдельно или интегрировать в четырехуровневую полностью автоматизированную систему, при этом каждый уровень будет взаимодействовать с другими и, таким образом, будет обеспечить полностью синхронизированный обзор кадровых резервов, их доступность и соответствие их навыков поставленной задаче.

Уровень 1 — Распределения задач с помощью временной шкалы

Первый уровень автоматизированной диспетчерской системы обеспечивает базовый анализ доступности персонала. Даже на этом самом простом уровне использование цифровой системы обеспечивает быстрое и эффективное решение, которое устраняет проблемы, традиционно сопряженные с использованием ручных систем, в первую очередь дублирование запросов или отсутствие достаточного количества доступного персонала.

Этот слой использует функцию таймлайна, которая работает по тому же принципу, что и всеми любимые, бесконечно пересматриваемые рукописные диаграммы, которые повсюду украшают офисы. Система анализирует штатное расписание в рамках всего предприятия для определения доступности персонала, подобно тому, как менеджер просматривает электронные таблицы. Она фильтрует персонал в соответствии с существующими заявками и количеством оставшихся рабочих часов. Система автоматически классифицирует данные и, таким образом, обеспечивает справедливое распределение рабочей нагрузки на основе ранее определенных параметров.

Уровень 2 — Геопозиционирование

Второй уровень уделяет внимание на логистических факторах и проверяет результаты отбора путем анализа географической близости сотрудников. Расположение персонала является критическим фактором при распределении работы, однако он зачастую упускается из вида при ручном распределении задач.

Этот слой использует данные из первого слоя и затем сопоставляет их с сохраненными в системе данными о местоположении. Встроенная аналитика гарантирует, что каждому члену команды будут назначены задачи только в пределах закрепленной за ним географической области. Он также учитывает время в пути, необходимое сотруднику для перемещения между местами выполнения задач. Принимая во внимание такие логистические детали, как эти, можно добиться значительного снижения затрат. Очевидно, что сокращение времени в пути и расстояний между местами выполнения задач приводит к снижению эксплуатационных расходов.

Уровень 3 — Соответствие навыков персонала

Третий уровень, возможно, является одним из самых важных в обеспечении выбора наиболее подходящего персонала для выполнения задачи. Для этого требуется анализ профессионального профиля каждого сотрудника, который затем сопоставляется с критериями задачи. Эта задача является трудно выполнимой при ручном распределении задач, если менеджер недостаточно знаком с командой и (или) имеет дело с большим количеством сотрудников.

Достижение оптимального соответствия навыков и задач необходимо для достижения наилучших результатов и повышения удовлетворенности клиентов. Этот слой выбирает потенциальных сотрудников для выполнения задачи на основе их навыков, квалификации и рейтинга. Затем система фильтрует варианты, объединяя результаты двух предыдущих уровней, доступность и местоположение, чтобы предоставить рекомендации о том, какой персонал лучше всего подходит для выполнения задачи.

Уровень 4 — Полностью автоматизированная система

Четвертый и последний уровень объединяет функции трех предыдущих уровней в полностью автоматизированную систему распределения работы. Он объединяет в себе все аспекты процесса отбора от получения запроса до рассмотрения доступности и местоположения персонала, а затем проводит окончательный анализ профессионального профиля и параметров производительности сотрудников. Очевидно, что для менеджера попытка провести ручной анализ такого количества разнообразных факторов была бы чрезвычайно трудоемкой и трудоемкой задачей.

Результаты этого анализа также можно использовать для сравнения показателей работы персонала со средними показателями по рынку, сектору или компании для поддержки дальнейших управленческих решений, касающихся как распределения работы, так и других сфер деятельности компании.

В целом использование полностью автоматизированной системы сокращает время, необходимое для выполнения рутинных административных задач, и оптимизирует использование ресурсов компании. Таким образом, цифровизация охватывает все аспекты распределения работы между членами команды, используя встроенную логику для обеспечения наилучшего соответствия навыков и задач и справедливого распределения рабочей нагрузки.

Предоставление эффективных и точных решений

Автоматизированная система диспетчерского управления систематизирует и упорядочит процессы назначения задач. Попытка вручную сопоставить электронные таблицы и базы данных может оказаться невероятно трудоемкой процедурой, занимающей многие часы, которые можно было бы использовать с большей пользой для решения других задач. Цифровизация процесса распределения работы означает, что менеджеры освобождаются для выполнения задач, которые в большей мере соответствуют их роли, таких как координация работы команд и решение проблем. Цифровые системы диспетчеризации работы являются эффективным инструментом, помогающим менеджерам обеспечить эффективное и действенное распределение рабочей нагрузки. Они исключают субъективность из процесса принятия решений о распределении задач за счет анализа и классификации данных о персонале для обеспечения оптимального соответствия навыков и задач.